マンション暮らしなので、管理組合というものがある。
輪番制なので、数年に一度は役員をやらなければならない。
今年は４回目の役員の年度になる。
過去に何度か経験してみて、「これ、実はテキトーにやっていたら自分の住むマンションの財産価値を大きく損ねてしまうのではないか」という当たり前の事に気が付いて以来、それなりに真面目に取り組んでいる。
そうした活動を通じて、報酬を得るための労働ではない活動、というものについて、なんとなくわかってきたことがある。
数年前、子どもが義務教育を終えて国立高専に進学した時に、学校後援会というものに参加した。
普通高校とは様々な点で異なる部分が多いので、保護者として何らかの情報が得られれば、という考えに因る。
こちらの活動は、あと１年して子どもが卒業すれば、それで終わりになる。
非営利団体での活動、という点ではどちらも似たような部分があるが、マンション管理組合の活動は区分所有法で参加が義務付けられているなど、外枠のようなものがある。
ただ、どちらの活動も、特にその活動に詳しい者によって構成されているわけではなく、誰もが「なんだかよくわからないまま」活動をしている、という点は似ている。
そうした活動の中で実感したのは、「誰もルール（規約、会則）を読まない」という事実だった。
何かを決めなければならない時に、まず参照するのはこれらのルールなのだが、その意識を持っている人が実に少ない。
そんなわけで、ChatGPTに次のように尋ねてみた。
Ｑ１）非営利団体における規約、会則の重要性と、軽視されている現状について
非営利団体における規約や会則は、組織の運営を円滑にし、その目的を達成するために非常に重要です。規約と会則の主な重要性は以下のとおりです。
1. 透明性の確保: 団体の運営方針や意思決定の方法を明確にし、メンバーや利害関係者に組織の透明性を示します。
2. 一貫性の維持: 組織内での一貫した対応や判断を保証し、不必要な混乱や対立を避けます。
3. 法的保護: 規約と会則が適切であると、団体が法的問題に直面した際の指針として機能します。
4. メンバーの参加と権利: メンバーが団体の活動に積極的に参加し、自らの権利を理解できるようにします。
しかし、現状として多くの非営利団体では規約や会則が十分に整備されていない、もしくはあまり重視されていないことが多いです。これは以下の要因が原因となっています。
1. 運営資源の不足: 非営利団体では予算やスタッフが限られており、規約や会則の整備が後回しになる場合が多いです。
2. 理解不足: 規約や会則の重要性に対する理解が不足しているため、十分な注意を払わないことがあります。
3. 変更への抵抗: 既存の規約を変更したり、新しいものを導入したりすることに対して抵抗があり、整備が進まない場合があります。
4. 専門知識の欠如: 法的な専門知識が不足しているため、適切な規約を整備できない場合があります。
非営利団体が効果的に運営されるためには、規約や会則を適切に整備し、定期的に見直すことが重要です。
なるほど、どれも思い当たる部分が多い。
私自身にも、欠けている部分が多々ある。
Ｑ２）規約や会則を身近なものとして理解するための基礎的な知識として、読んでおいた方が良い書籍などがあれば
規約や会則を理解し、非営利団体で活用するためには、組織運営や法規制に関する知識が重要です。そのための基礎知識を得られる書籍として、以下のようなものがあります。
『非営利組織の経営: 財務・ガバナンス・組織戦略』 (ピーター・F・ドラッカー)
非営利組織における経営に関する名著で、組織運営における原則や戦略について詳しく説明されています。非営利団体のリーダーに必要な基礎知識を得るのに役立ちます。
『非営利法人の会計・税務・法務』 (日本公認会計士協会 非営利法人委員会)
非営利法人に関する会計や税務、法務の実務知識をカバーしている書籍で、規約や会則の整備に関する基本的な知識も含まれています。
『NPOの運営・会計実務入門』 (神田 直)
NPOの運営に必要な実務的な知識をまとめた書籍で、会計や法務、ガバナンスの基本が解説されています。
『非営利法人の法律実務』 (高田 雅行)
非営利法人の法律実務について網羅的に解説されており、規約や会則の整備に関する法律的な知識が得られます。
これらの書籍は、非営利団体の運営に関わる方が規約や会則を理解し、適切に整備するために役立つでしょう。
Amazonで検索してみたが、ドラッカー以外は似たタイトルの書籍しか表示されなかった。まぁいい。
ちなみに、このドラッカーの書籍の内容はどんなものなのか、尋ねてみた。
（本を読む根気が加齢とともに衰えているので、簡単に概要を説明してほしがる傾向がある。）
Ｑ３）ドラッカーの書籍の内容のまとめ
『非営利組織の経営: 財務・ガバナンス・組織戦略』は、ピーター・F・ドラッカーによる非営利組織の経営に関する名著です。この書籍では、非営利組織がどのようにその目的を達成し、効果的に運営されるべきかについて論じています。内容の要点を以下にまとめます。
1. 組織の使命: 非営利組織は、明確な使命とビジョンを持ち、その目的を達成するために活動すべきと説かれています。組織のリーダーは、使命を全てのメンバーに伝え、方向性を共有することが求められます。
2. 資金とリソースの管理: 財務的な持続可能性を確保するために、資金とリソースの効果的な管理が必要です。収入源の多様化やコストの最適化が提唱されています。
3. ガバナンス: 組織のガバナンスは、意思決定や監督機能を強化するために不可欠です。理事会の役割や構造、ガバナンスにおける透明性が強調されています。
4. 組織戦略: 非営利組織は、短期的な運営だけでなく、長期的な戦略を持つ必要があります。目標の設定とその達成のための戦略的計画が必要です。
5. 人材の活用: 組織の成功には、スタッフやボランティアを含む人材の育成と適切な配置が重要です。人材開発やチームの構築について述べられています。
6. パフォーマンスの測定: 組織の成果を測定し、評価することで、効果的な運営を実現する方法が示されています。定量的・定性的な指標を用いて組織のパフォーマンスを評価することが推奨されています。
この書籍は、非営利組織のリーダーやマネージャーが、組織の運営を効果的に行うための指針を提供しています。
ありがとう。
次の質問。
Ｑ４）こうした組織を運営する上での理事会・役員会において注意すべき事項と、議事録の作成について注意すべき事項
非営利組織の理事会・役員会の運営や議事録の作成には、慎重な注意が必要です。以下に、それぞれについて注意すべき事項を挙げます。
◆理事会・役員会において注意すべき事項
1. 事前準備: アジェンダを事前に作成し、参加者全員に配布しておくことで会議がスムーズに進行します。
2. 定足数の確認: 理事会や役員会で有効な決議を行うために、必要な人数（定足数）が出席しているか確認しましょう。
3. 議題の設定: 重要性の高い議題を最初に扱い、全てのメンバーが意見を述べられるようにすることが重要です。
4. コンフリクト・オブ・インタレストの回避: 利害関係があるメンバーは議論や投票に参加しないようにし、透明性を保ちます。
5. 時間管理: 会議の時間を適切に管理し、議題ごとに時間配分を行うことで、効率的に進行します。
6. フォローアップ: 会議で決定した事項の実行状況を定期的にフォローアップし、進捗を確認します。
◆議事録の作成において注意すべき事項1. 基本情報の記載: 会議の日時、場所、参加者の名前、役職、議題など、基本的な情報を記載します。
2. 討議内容の記録: 議題ごとの討議内容を簡潔に記録し、主要な意見や論点を網羅します。
3. 決定事項の記載: 会議で決定した事項や採決結果を明確に記載し、誰が何を担当するかを明示します。
4. 承認のプロセス: 議事録は、次回の理事会や役員会で承認されるプロセスを経て、正式な記録として残します。
5. 保管: 法律上の要件に従って、議事録は適切に保管し、必要に応じて参照できるようにしておきます。
理事会・役員会と議事録の運営と作成には、法的な要件を満たしつつ、透明性と効率性を維持することが重要です。
もう一つ、以前から気になっていたことを尋ねてみた。
Ｑ５）議事録の公開範囲は、役員のみに留めるか、あるいは全会員に公開すべきか
議事録の公開範囲は、非営利組織の性質、規模、目的、およびその内部規定や法的な要件によって異なります。以下は考慮すべき点です。
◆役員のみに公開する場合
1. 機密性の確保: 一部の議論は機密性を要する場合があり、役員のみに公開することで情報漏洩を防ぎます。
2. 戦略的な議論: 特定の戦略や組織の方針に関する議論は、全会員に公開することで誤解を招く恐れがあるため、役員のみに限定することがあります。
◆全会員に公開する場合
1. 透明性の確保: 透明性を確保し、組織への信頼を築くために、議事録を全会員に公開することが求められることがあります。
2. 参加意識の向上: 全会員に情報を共有することで、組織への参加意識を高め、メンバー間の連携を強化します。
◆バランスの取れたアプローチ
1. 機密情報の制限: 一般的な議論は全会員に公開し、機密性の高い情報は役員のみが閲覧できるようにすることもあります。
2. 適切なタイミングでの公開: 会議直後ではなく、決定が正式化された後に情報を公開することで、議事録の内容が組織全体に与える影響を最小限に抑えます。
3. 組織の目的や規模、ガバナンスの体制を考慮して、議事録の公開範囲を慎重に判断することが重要です。
現状、マンション管理組合の議事録は全区分所有者に公開している。
これは当然そうすべきもの、という認識。
学校後援会の議事録についても同様に考えているが、今のところそのようにはなっていない。自分が一般会員であったとすれば公開を求めたいところではあるが、そのような考えを持つ者は自ら役員になったりするわけで、今のところ一般会員からそのような要望が寄せられたことも無いのだろう。
このあたりの話を役員間ですると、面倒な人という扱いをされる場合もある。
これは、Ｑ１の「変更への抵抗」というやつで、実際に経験した。
このあたり、「議論が出来ない」ということについても考えさせられたのだが、それはまた別の機会に書く。
