業務の属人化による弊害についてのまとめを読んだ。
https://togetter.com/li/2362000
零細企業で長く勤めているので、私にとっても身近な問題であるし、実際に自分の仕事を誰かに説明しようとすると、それはそれでかなり難しい。
Ｑ１）中小零細企業における業務の属人化という問題について
中小零細企業における業務の属人化は、多くの企業が直面する問題です。属人化とは、特定の業務や知識が一部の個人にしか依存していない状態を指します。この問題が生じると、以下のようなリスクや課題が発生します。
1. 知識の喪失：その業務に詳しい人が退職や異動した場合、蓄積された知識やスキルが失われ、業務遂行が困難になります。
2. 業務の滞り：特定の人が不在の場合、業務が停滞する可能性があり、ビジネスプロセス全体に影響を与えます。
3. 成長の制約：知識やスキルの分散がないため、他の従業員が新たな業務を引き継ぐことが難しく、企業の成長が制約されることがあります。
4. モチベーションの低下：他の従業員が同じスキルや知識を学べないと、成長の機会を失い、モチベーションの低下につながることがあります。
これらのリスクを軽減するための対策には、業務プロセスの文書化や、業務を他の従業員と共有するクロストレーニング、デジタルツールを活用したナレッジベースの作成などが挙げられます。また、経営者は、従業員全体に業務の効率化と改善を意識づけることも重要です。
なるほど、どれもご尤もな話ではある。
ただ、私の職場は各人の自由裁量の部分が比較的大きいので、文書化してもちゃんと読んでもらえるか、不安がある。
Ｑ２）業務プロセスの文書化についてのアドバイス、具体例
業務プロセスの文書化は、属人化のリスクを減らし、組織全体の効率化に役立ちます。以下は文書化の際のアドバイスと具体例です。
【アドバイス】
1. 目的を明確にする：何を達成したいかを明確にし、その目的に沿った文書を作成します。例えば、引き継ぎやトレーニングが目的であれば、必要なステップや知識を重視します。
2. シンプルかつ理解しやすい：文書は簡潔でわかりやすい形式にします。図表やフローチャートを使うと効果的です。
3. 関係者の協力を得る：実際に業務を担当している人の協力を得て、現場に即した内容にします。また、他の担当者が実際にその文書を使って業務を実施し、フィードバックを受けることも有効です。
4. 定期的に見直す：業務プロセスは時々変化するため、文書を定期的に見直し、最新の状態に保ちます。
【具体例】
1. 受注プロセス：
- 顧客からの問い合わせ：受注担当者が顧客からの問い合わせ内容を記録し、担当チームへ転送。
- 見積書作成：見積書テンプレートを使って、価格や納期の情報を記載。
- 顧客承認：顧客の承認を得て、発注書を発行。
- 生産・納品手配：製造部門に情報を共有し、納品スケジュールを組む。2. 新入社員のオンボーディング：
- 事前準備：IT部門により、アカウントやシステムの準備。
- 初日オリエンテーション：会社の方針や福利厚生などの説明。
- 部署への配属：各部門リーダーが具体的な業務を教える。
- トレーニング：関連システムや手順についてトレーニングを実施。これらのプロセスを文書化することで、作業の標準化や効率化に繋げられます。
私は自分の業務効率化のためにFileMakerというソフトウェアを使って自分で簡単なアプリを作って定型作業の自動化などを行っているが、これを他の社員に同様に当て嵌めるのは難しい。
Ｑ３）業務効率化のために固有のツールを使っている場合、そのツールの学習コストをどう捉えたらよいか
業務効率化のために固有のツールを導入する際、学習コストの捉え方は重要です。導入と習得にかかる時間と費用を把握し、組織全体にメリットをもたらすための投資判断をする必要があります。以下の視点から学習コストを考えると良いでしょう。
1. 導入による効率化の期待効果：
- 新しいツールが、現行の業務プロセスに比べてどれだけ効率化できるかを見積もり、学習コストに見合う効果が得られるか検討します。
- 工数削減、作業の標準化、エラーの減少などの具体的な利点を分析します。2. 学習コストの内訳：
- ツールの習得にかかる従業員の学習時間やトレーニング費用を把握します。
- 社内にトレーナーを置くか、外部から専門家を招くか、トレーニングの形態を考慮します。3. 長期的な投資：
- 学習コストを一時的な負担と考えるのではなく、長期的な投資と捉えます。ツールの習得が完了すれば、後の作業で得られる効率化の効果がそのまま利益として蓄積されます。4. 従業員のモチベーション：
- ツールの導入により、従業員のスキルアップや作業のしやすさが向上するか確認します。
- 簡単で効果的なツールならば、従業員も前向きに受け入れやすくなり、学習コストを低く抑えられます。5. ツールのサポートとアップデート：
- ツールのベンダーからのサポートがしっかりしているか、また、アップデートが継続されるかを確認します。
- これにより、ツールが使い続けられるかや、新たな機能の導入時に追加の学習コストがどれくらい発生するかを見積もれます。以上を踏まえて、学習コストが将来的な効率化のために必要な投資であると理解し、計画的に取り組むと良いでしょう。
どれも頷ける内容ではあるが、中小零細企業でこれを実際に行うのは難しいね、という諦めの気持ちが更に強くなってしまった。
ともあれ、連休も明けて明日（既に今日）から、また勤労の日々が始まる。
