私と子どもは、どちらも「主語を抜かしていきなり話し始めても、他の人には何の話をしているのかわからないよ」と妻に指摘される事がよくある。妻は推察力が高く、また私達の会話パターンへの慣れもあるので、隠された主語が何なのかは判るらしいが、それでは他の人は戸惑うでしょ、と。
会話はともかく、文章ではそうした部分に配慮しているつもりの私だが、言語化についての記事を読んだ。
仕事やそれに準ずるような場面で複数の人に説明をする際には、
・誤解の無いように指示語に注意する
・例示などを入れて具体的な表現をする
・依頼なのか質問なのか、相手が行動に迷わないようにする
という点には、一応の配慮はしている（つもり）。
ChatGPTに問いかける際には、特にそのあたりに意識的になる。
そのへんすっ飛ばして、雑な質問をしてみた。
Ｑ）こないだのあれ、どうなりましたっけ？
少し具体的に教えていただけますか？最近のトピックについてお話しするのは以下の内容がありますが、どの件についてでしょうか？
1. 市区町村名のCSVファイル
2. 音楽やアーティストに関する情報
3. ◯◯市の都市計画
4. グループウェアやサイボウズOffice
5. Netflixのドラマや挿入歌
6. 人工衛星設計の企業など、他の件でも具体的に教えていただければ、その件について確認いたします。
私の過去の質問についてしっかり把握しているので、このように返ってくる。
Ｑ）音楽のやつです。
音楽に関する最近の話題には以下のようなものがありましたが、具体的にはどの話題でしょうか？
1. 揚のアルバム「after dark tour」
2. Giovanni Di Domenicoの「non aver alba」
3. Purple Mountainsの「All My Happiness is Gone」
4. Jay Somについて
5. Animal Collectiveについて
6. Wilcoの「Sunloathe」
7. Nathaniel Murphyの作品
8. dizzyの「monkey business」
9. Beirutの「Gallipoli」
10. Rachel Bochnerについて具体的な話題を教えていただければ、その件について確認し、情報をお伝えいたします。
対話型AIならでは、のやり取り。
Ｑ）曖昧な指示ばかりでごめんなさい。
実は、このような曖昧な指示に対して、あなたがどのように答えてくれるのかを知りたかったのです。
「これは何を指すのか」が判りにくい指示語が含まれている文章、というものも多いのではないかと思うのですが、そうした場合、あなたはそれをどのように読み解くのですか？
曖昧な指示語が含まれる文章を読み解く際には、以下のような方法を用います。
1. コンテキストの確認:
- 会話の前後の文脈を確認し、何について話していたかを思い出す。
- ユーザーが直近で尋ねたトピックや興味を覚えている情報を参考にする。2. 具体例の提示:
- 曖昧な指示語に対して、関連する具体的な例を複数提示し、その中からユーザーに選んでもらう。3. 質問による確認:
- ユーザーにもう少し具体的な情報を提供してもらうように質問する。4. ユーザーのプロファイルや過去の会話履歴の利用:
- ユーザーの関心や過去に話題にした内容を参考にする。例えば、今回のようなケースでは以下のように対応します：
ユーザー：「こないだのあれ、どうなりましたっけ？」
アシスタント：
- まずは、直近でユーザーが話題にしていた内容を確認（音楽に関する情報など）。
- その上で具体的なトピックをリストアップし、ユーザーに確認。こうすることで、曖昧な指示語が含まれる場合でも、適切な対応ができるよう努めています。
つまり、妻が私や子どもの発言に対して脳内処理しているのと同じ、という事だ。逆に言えば、私や子どもが何時までたっても主語抜きの会話を始めてしまうのは、この脳内処理を瞬時に行う妻の処理性能ゆえなので、何を言おうとしているかが分かっていても、冒頭のような指摘をしてくれているわけだ。
Ｑ）なるほど、理解しました。それでは、何を言わんとしているのかよくわからない指示をしてしまいがちな、言語化が得意ではない人が、それを矯正するにはどうしたら良いと思いますか？
言語化が得意ではない人が指示を明確にするための矯正方法として、以下の方法が役立つかもしれません：
1. 具体例の練習:
- 漠然とした指示を避け、具体的な事例を用いて説明する練習をする。
- 「これ」や「あれ」といった指示語を使う代わりに、具体的な名前や詳細な説明を心がける。2. 質問の練習:
- 質問形式で情報を求める練習をする。例えば、「このレポートについて何を改善したら良いですか？」ではなく、「このレポートの構成について具体的なアドバイスが欲しいです」とする。3. フィードバックを求める:
- 他人に自分の指示が明確かどうかを確認してもらう習慣をつける。
- 「この説明はわかりやすいですか？」とフィードバックを求めることで、自分の指示の曖昧さに気づきやすくなる。4. メモを取る習慣:
- 自分の思考を整理するために、メモを取る習慣をつける。
- 曖昧な指示を具体的なステップに分けて書き出してみる。5. リフレーミング技術の習得:
- 相手の立場に立って自分の指示を考え直す練習をする。
- 「相手がこれを聞いたときにどう解釈するか」を意識することで、曖昧さを減らす。6. シンプルな言葉の使用:
- 専門用語や複雑な表現を避け、シンプルでわかりやすい言葉を使うよう心がける。7. フィードバックループの活用:
- 一度指示を出したら、相手が正しく理解しているかどうか確認する。
- 「この説明で理解できましたか？他に補足が必要ですか？」と確認することで、指示の明確化を図る。これらの方法を日常的に実践することで、言語化が得意ではない人でも、より明確な指示を出せるようになると考えられます。
上で紹介した記事にも通じる対処方法だ。「わかりにくい上司の指示」というキーワードで検索して、それを素材に、どのように直せば良いのか、を尋ねてみようと思ったのだが、適切な例を見つける事が出来なかった。
Ｑ）それでは、「よく見かける、わかりにくい上司の指示」の例を挙げてください。
そして、その指示のどこがわかりにくいのか、どう直せば良いのか、を示してください。
◆ 例1: 「あとであの件、進めといて。」
問題点:
- 「あとで」：具体的な時間が不明。
- 「あの件」：どの案件を指しているか不明。
- 「進めといて」：具体的な行動が不明。改善案:
- 「今日の午後3時までに、先週のマーケティングレポートを仕上げてください。特に、競合分析の部分に力を入れてください。」◆ 例2: 「この資料、いい感じにしといて。」
問題点:
- 「この資料」：どの資料を指しているか不明。
- 「いい感じ」：具体的にどうすればいいのか不明。改善案:
- 「先週の売上報告書のグラフを最新データに更新し、見やすいレイアウトに整えてください。色分けを使って、前年同期比の部分が一目でわかるようにしてください。」◆ 例3: 「例の件、急いで。」
問題点:
- 「例の件」：具体的な案件が不明。
- 「急いで」：どの程度の緊急性かが不明。改善案:
- 「新製品のプレスリリースを今日中に完成させてください。特に、価格情報と発売日の部分を正確に記載してください。」◆ 例4: 「とりあえず、まとめといて。」
問題点:
- 「とりあえず」：具体的な優先順位や期限が不明。
- 「まとめといて」：どの程度の詳細さが必要か不明。改善案:
- 「来週の会議用に、今月の売上データをグラフと共にまとめてください。データの傾向を簡潔に説明するコメントも添えてください。」◆ 例5: 「あのプロジェクト、進捗どう？」
問題点:
- 「あのプロジェクト」：具体的なプロジェクトが不明。
- 「進捗どう？」：具体的にどの情報を求めているのか不明。改善案:
- 「新規ウェブサイト構築プロジェクトの進捗を教えてください。特に、デザインフェーズがどこまで進んでいるか、開発チームとの連携状況について報告してください。」◆ まとめ
不明確な指示は、具体的な情報（時間、対象、行動、期待される結果）を含めることで改善できます。また、受け手が理解しやすいように、詳細な説明や具体例を加えることが重要です。
なかなか大変な職場だ、これは。
Ｑ）これらは「内容を省略し過ぎている」礼だと思いますが、それでは、「専門的な用語を入れたり、言い回しが独特だったりしてわかりにくい上司の長めの指示」で、同じものをやってみてください。
◆ 例1: 「君、このマーケティングレポートのコンテンツシナジーを高めるために、エンゲージメント指数を用いてKPIベースのアプローチを再評価し、クロスファンクショナルなチームでアジャイルに進行してもらえる？」
問題点:
- 「コンテンツシナジー」や「エンゲージメント指数」などの専門用語が多く、具体的な意味が不明確。
- 「KPIベースのアプローチを再評価」や「クロスファンクショナルなチームでアジャイルに進行」など、具体的な行動や方法が不明確。改善案:
- 「このマーケティングレポートの効果を高めるために、ソーシャルメディアでの反応を分析し、その結果を基に目標達成度を見直してください。また、各部署から担当者を集めて、柔軟に対応できるプロジェクトチームを作り、進めてください。」◆ 例2: 「この資料をクライアントプレゼン用にブラッシュアップする際、インダストリー標準を踏まえた競合分析を強化し、ユニークセリングプロポジションを際立たせ、ROIを強調するようにリファインしてください。」
問題点:
- 「インダストリー標準」や「ユニークセリングプロポジション」、「ROI」などの専門用語が多く、具体的な指示がわかりにくい。
- 「ブラッシュアップ」や「リファイン」などの抽象的な言葉が多い。改善案:
- 「この資料をクライアント向けプレゼンテーション用に改善してください。業界基準に基づいて競合他社の分析を強化し、我々の製品やサービスが他とどう違うのかを明確にし、投資対効果を強調する部分を追加してください。」◆ 例3: 「例のプロジェクトのスコープをデコンポーズして、デリバラブル毎のマイルストーンをエンハンスし、クライアントステークホルダーのエクスペクテーションをマネージしてください。」
問題点:
- 「スコープをデコンポーズ」や「マイルストーンをエンハンス」、「クライアントステークホルダーのエクスペクテーションをマネージ」などの専門用語や言い回しがわかりにくい。
- 具体的な指示が不明確。改善案:
- 「プロジェクトの範囲を細かく分解し、各成果物ごとに目標を設定してください。そして、クライアントの期待を管理しながら、進捗を明確に報告してください。」◆ 例4: 「次の四半期に向けて、我々のオムニチャネル戦略のアラインメントを図り、マーケティングファネルのトップからボトムまでの各タッチポイントでのコンバージョンを最適化するようにオペレーショナルフローを再設計してください。」
問題点:
- 「オムニチャネル戦略」や「マーケティングファネル」、「タッチポイント」、「コンバージョン」などの専門用語が多く、具体的な行動が不明確。
- 指示が長く、複雑。改善案:
- 「次の四半期に向けて、全ての販売チャネルが一貫して機能するように戦略を調整し、マーケティングの各段階での顧客獲得率を改善するために、業務の流れを再設計してください。」◆ 例5: 「我々の新しいプロダクトローンチに向けて、スプリントプランニングでバックログをクリアにし、ステークホルダーとのアライメントを確保した上で、リスクマネジメントフレームワークを導入してください。」
問題点:
- 「スプリントプランニング」、「バックログをクリア」、「ステークホルダーとのアライメント」、「リスクマネジメントフレームワーク」などの専門用語や言い回しが多い。
- 具体的な指示がわかりにくい。改善案:
- 「新製品の発売に向けて、短期間の計画を立てて未完了のタスクを整理し、関係者全員と計画を共有した上で、リスクを管理するための枠組みを導入してください。」◆ まとめ
専門用語や独特な言い回しが含まれる指示は、具体的な行動や期待される結果を明確にすることで改善できます。また、受け手の知識レベルを考慮し、必要に応じて専門用語の意味を説明することも重要です。
瞬時にこれらの例がバーッと出てきて苦笑してしまう。ルー大柴の大量発生、という趣だ。
Ｑ）専門用語は入れていないのに、言い回しが独特でくどいためにわかりにくい例、でお願いします。
◆ 例1: 「お疲れ様。このレポートなんだけど、前回の会議で出た話を全部網羅しつつ、各チームの進捗状況を詳細に書いて、その上で今後の課題もきちんと盛り込んで、さらに、次回の目標設定も含めて、まとめておいてくれる？」
問題点:
- 指示が長く、複数のタスクが一度に述べられているため、何を優先するかがわかりにくい。
- 「全部網羅しつつ」、「詳細に書いて」、「きちんと盛り込んで」など、曖昧な表現が多い。改善案:
- 「このレポートには、前回の会議の内容と各チームの進捗状況を詳細に記載してください。また、今後の課題と次回の目標設定も含めてください。」◆ 例2: 「昨日のミーティングで話したことを元に、各メンバーの意見を反映しつつ、プロジェクトの全体像が見えるような資料を作って、できるだけ見やすくまとめておいてください。それから、次のステップも考えておいてくれると助かります。」
問題点:
- 長文で指示が複数含まれているため、焦点がぼやけている。
- 「意見を反映しつつ」、「全体像が見えるような」、「できるだけ見やすく」など、具体性に欠ける。改善案:
- 「昨日のミーティングで話した内容を基に、各メンバーの意見を反映したプロジェクトの全体像がわかる資料を作成してください。資料は見やすいレイアウトにし、次のステップも考えてください。」◆ 例3: 「このプレゼン資料、もっとインパクトがあるように作り直して欲しいんだけど、特に冒頭の部分を強調して、視覚的に引きつけるように工夫してもらって、それからデータの部分もわかりやすくしてもらえると嬉しいです。」
問題点:
- 複数の要求が一文に詰め込まれており、何を優先するかが不明瞭。
- 「インパクトがあるように」、「強調して」、「引きつけるように工夫して」など、具体性に欠ける。改善案:
- 「このプレゼン資料をインパクトあるものに作り直してください。特に、冒頭部分を強調し、視覚的に引きつける工夫をしてください。また、データの部分はわかりやすくしてください。」◆ 例4: 「来週のプロジェクトレビューに向けて、今までの進捗とこれからの計画を含めた報告書を作ってください。その際に、細かい部分もしっかりと説明して、全体の流れがわかるようにして、上司に確認してもらえるように準備しておいてください。」
問題点:
- 指示が一文に詰め込まれており、複数のタスクが含まれているため、わかりにくい。
- 「細かい部分もしっかりと説明して」、「全体の流れがわかるように」など、曖昧な表現が多い。改善案:
- 「来週のプロジェクトレビューに向けて、進捗と今後の計画を含めた報告書を作成してください。細かい部分まで説明し、全体の流れがわかるようにしてください。その後、上司に確認してもらえるよう準備をしてください。」◆ 例5: 「この企画書、もう少し洗練された感じにして欲しいんだけど、具体的には内容を整理してわかりやすくして、デザインももう少し工夫して、読みやすくなるように改善してもらえると助かります。」
問題点:
- 複数の要求が一文に詰め込まれており、わかりにくい。
- 「洗練された感じに」、「内容を整理してわかりやすく」、「デザインももう少し工夫して」など、具体性に欠ける。改善案:
- 「この企画書をもう少し洗練されたものにしてください。具体的には、内容を整理してわかりやすくし、デザインを工夫して読みやすくしてください。」◆ まとめ
言い回しが独特でくどい指示は、指示を短くし、複数のタスクを分けて明確に伝えることで改善できます。また、曖昧な表現を避け、具体的な行動や期待される結果を明確にすることが重要です。
まるでこういう上司に普段から悩まされているかの如く、いくつもの例が一気に示された。以後、誰かに何かを頼む文章を書く時にはChatGPTに添削してもらうのも良いかも。
Ｑ）いろんな例をありがとうございました。最後に、こうした言語化の能力を高めるために参考となる書籍やサイトがあれば、教えてください。
言語化の能力を高めるために参考となる書籍やサイトをいくつか紹介します。これらのリソースは、コミュニケーションスキルや明確な指示の出し方を学ぶのに役立ちます。
◆ 書籍
1. 『伝わる・揺さぶる！文章を書く』高橋俊一
- 明確で効果的な文章を書くための具体的なテクニックが紹介されています。2. 『ロジカル・シンキング』照屋華子、岡田恵子
- 論理的に考え、わかりやすく伝えるための方法を学べます。3. 『言葉にできるは武器になる』梅田悟司
- 自分の思考を言葉にするための具体的なステップやアプローチが紹介されています。4. 『考える技術・書く技術』板倉登喜夫
- 論理的思考とその表現方法について詳しく解説しています。5. 『プレゼンテーションZEN』ガー・レイノルズ
- 明確で効果的なプレゼンテーションの方法を学べます。◆ サイト
1. TED Talks
（https://www.ted.com/）
- 優れたスピーカーたちのプレゼンテーションを見ることで、明確で効果的なコミュニケーション方法を学べます。2. Grammarly Blog
（https://www.grammarly.com/blog/）
- 英語のライティングに関するアドバイスが多いですが、日本語にも応用できる一般的な文章術やコミュニケーションのコツが紹介されています。3. ライフハッカー［日本版］
（https://www.lifehacker.jp/）
- 仕事の効率化やコミュニケーションの改善に関する記事が多数掲載されています。4. ビジネス文書作成の基本
（https://www.kigyoka.com/）
- ビジネスシーンでの文書作成に関する具体的なアドバイスが紹介されています。◆ その他のリソース
1. オンラインコース（Udemy, Courseraなど）
- コミュニケーションスキルやビジネスライティングに関するコースが多数提供されています。2. Toastmasters International
（https://www.toastmasters.org/）
- パブリックスピーキングとリーダーシップスキルを向上させるためのプログラムを提供する非営利団体。これらのリソースを活用することで、言語化能力を高め、明確で効果的なコミュニケーションを図るスキルを向上させることができます。
このへんは、また気が向いたら。
